"고객 불만에 적극적으로 응대하자"

“고객의 불만은 늘 발생한다. 불만을 해결하는 자세가 중요하다”

고객 불만이 발생하면 고객의 말에 경청하고 얼마나 불편했을지 공감하고 이해하면서 낮은 자세를 취해야 한다. 담당자 입장에서 사전에 처리할 수 없는 일이라도 서비스하는 입장에서 고객의 말에 호응해 주어야 불만을 제기한 고객의 마음을 누그러뜨릴 수 있다. 때로는 불만을 제기한 고객에게 보상이 필요할 수도 있다. 사안에 따라 적절한 보상을 해주는 것도 고려해야 한다. 여기서 조심해야 할 것이 있다. 고객이 강력하게 불만을 제기한다고 해서 직원이 다급하게 환불을 해주는 것은 올바른 응대가 아니다. 고객의 입장에서는 돈을 돌려주고 내보내려는 생각을 한다는 이미지를 받을 수도 있어서 상황에 따라서 더 큰 불쾌감을 줄 수도 있다. 만약 고객이 환불을 요구한다면 정중하게 죄송하다는 사과와 함께 환불을 해줘야 하겠지만 고객이 불만을 제기할 때마다 환불 정책을 내세우는 것은 좋은 방법이 아니다.

“고의로 불만을 제기하는 고객은 이렇게 대처하자”

상황에 따라 자세를 낮춰서는 안 되는 경우도 있다. 고의적으로 불만을 제기하는 고객도 있기 때문이다. 이런 일이 있었다. 한 번은 고객이 프런트로 전화해서 객실에 비치된 수건에서 피가 묻어 있다며 항의했다. 확인해 본 결과 수건에 묻은 것은 피가 아니라 여성고객의 화장품 파우더였다. 색조화장품이라서 세탁할 때 지워지지 않았던 것이었다. 피와 확연히 색이 달랐지만 고객은 피가 묻었다고 주장했다. 수건의 상태를 확인하지 못해서 죄송하다고 사과하고 고객에게 상황을 설명해서 설득했다. 그런데 며칠 뒤 고객이 호텔 홈페이지의 객실 사용후기에 글을 남겼다. 호텔에서는 고객에게 전화를 걸어서 당시 상황을 다시 설명하고 허위 사실을 호텔게시판에 남기는 것은 고객 입장에서도 문제가 될 수 있다는 사실을 알리고 직접 삭제해 줄 것을 요구했다. 결국 고객은 자기가 올린 이용 후기를 삭제하는 것으로 사건은 마무리되었다. 이용 후기를 찾아보고 호텔을 이용하는 고객들이 많다 . 이렇게 호텔 홈페이지에 공식적으로 불만을 제기하는 글이 올라오면, 호텔의 운영상 미숙한 점 때문에 불편을 초래했다면 고객에게 정식으로 사과해야 하고 악의적으로 불만 내용을 과장해서 글을 올리면 홈페이지 이용후기 담당자에게 연락해 허위 사실임을 알리거나 사실과 다름을 통보해 삭제하도록 요청해야 한다.

"고객의 불만 · 불평에서 개선이 시작된다"

고객 불만을 긍정적으로 활용할 수도 있다. 고객이 객실을 사용한 후 불편했던 점이나 아쉬운 점을 지적했다면 어떤 점에서 불편했는지 생각해보고 호텔에서 개선하는 방법을 논의하는 것이 올바른 대응이다. 손님이 객실을 이용하고 체크아웃 하면서 객실에서 와이파이가 연결되지 않아서 불편했다는 말을 했다면 고객 불만을 안건으로 직원들과 상의한 후에 전 객실에서 와이파이를 사용할 수 있도록 무선 인터넷 환경을 갖추는 것도 바람직하다. 시설이나 객실에 대규모 공사가 필요한 것이 아니라 적은 금액으로 고객의 편의를 도모할 수 있다면 조속히 시설을 개선해야 한다.